Як ефективно управляти своїм часом зайнятій людині за допомогою методик тайм-менеджмента "

Як ефективно управляти своїм часом зайнятій людині за допомогою методик тайм-менеджмента "

Здрастуйте шановані читачі блогу! Сьогодні я хочу розібрати з вами питання: Що таке тайм менеджмент ? Напевно з кожним таке траплялося, коли запланували купу справ і в поспіху намагаєтеся їх завершити, але часу катастрофічно бракує і від цього згори накопичується ще більше недозволених проблем. І якщо так жити день за днем, то в результаті ми ризикуємо придбати хронічну втому, стрес і безсоння. А це позначається не лише на роботі, але і впливає на особисте життя.

Зміст:

  • Визначення
  • Програма тайм-менеджмента
  • Постановка цілей
  • Пріоритети
  • Планування
  • Методи
  • «П'ять пальців«
  • Мої рекомендації і особисті спостереження
  • Висновок

Визначення

Філіп Честерфилд в 1700-х роках сказав:

«Дуже небагато уміють розпорядитися толком своїм станом, ще менше тих, хто уміє розподіляти свій час, а з цих двох речей останнє- найголовніше«.

Так от, тайм менеджмент — це якраз і є наш помошник в організації часу, який навчить розпоряджатися їм ефективно, і без ризику для здоров'я. Адже коли ми їдемо в потягу дуже швидко, і один пейзаж змінює інший— ми нічого не  устигаємо розглянути, з часом очі втомлюються і ми не отримуємо ніякого задоволення. Вірно?

А якщо ми управлятимемо своїм часом, ми повернемо  владу у своє життя, навчимося роздивлятися і помічати пейзажі за вікном, відпочиваючи при цьому і набираючись ресурсів для подальших звершень. Адже це значимо не лише в житті офісних працівників і при веденні бізнесу для керівників, але і для жінок в декреті.

Особливо цінно, якщо Ви навчите дітей планувати кожну годину, щоб вони ефективно використали його в навчанні,  мали можливість відпочивати і повноцінно розвивалися. Зацікавило? Тоді рухаємося далі.

Програма тайм-менеджмента

Постановка цілей

Основою є вірне визначення цілей і постановка їх перед собою. Тобто, зрозуміти для себе, чого Ви хочете, яким чином можете цього досягти і коли. Для цього узяти блокнот або електронну записну книгу і все розписати. Найголовніше, це визначити первинну мету, заради якої реалізовуються інші.

Необхідно врахувати момент, щоб вони були у балансі, а не повністю протилежні один до одного( приміром, складно будувати свій бізнес і при цьому багато часу приділяти сім'ї і побутовим питанням). Наскільки вони сумісні з реальністю, щоб точно розрахувати свої сили(мамі в декреті без няні буде дуже складно, знову таки будувати бізнес).

Високих результатів досягають люди, у яких досягнення цілей не йде врозріз з їх цінностями, адже якщо Вам доведеться «переступати» через свої особисті визначення «що добре, а що погано», то з часом, усвідомлено або ні, Ви почнете перешкоджати самі собі.

Також необхідно буде їх проранжировать або виписати в дві колонки, оскільки цілі бувають короткостроковими( які зазвичай дозволяються в течії одного дня) і довгостроковими( коли завдання здається нездійсненним, його ділять на етапи, тоді легше впоратися з ним і проконтролювати)

Детальніше про постановку цілей, ви можете прочитати тут...

Пріоритети

Наступним основним принципом, після визначення цілей, являється розставляння пріоритетів. Зробити це можна за допомогою одного результативного інструменту, який називається матриця Ейзенхауера(військовий, політичний діяч, і Президент США, між іншим).

Полягає вона в тому, щоб розділити кожне ваше завдання на одну з цих категорій( з часом можна буде просто означати різними кольорами) :

  1. Важливі і термінові одночасно. Досягати їх повинні особисто Ви і негайно;
  2. Значимі, але не термінові. Можете спланувати виконання після термінових і важливих;
  3. Термінові, але не важливі. Цілком можна, а іноді навіть треба доручати реалізацію іншим;
  4. Не значимі і не термінові. Зазвичай не вимагають уваги, оскільки дозволяються самі собою, попутно з іншими завданнями.

Поки нічого складного, шановані читачі, правда адже? Це основи, і вони допоможуть  в такій справі, як управління часом.

Детальніше про цей метод можете шанувати тут: «Незамінний помошник в розставлянні пріоритетів Таблиця Ейзенхауера»

Планування

Адже мало ставити цілі і розставляти пріоритети, необхідно також уміти правильно планувати свій день. Тому що саме план дня допоможе проранжировать короткострокові і довгострокові завдання. Для цього з ранку випишіть список справ у міру убування їх значущості.

Якщо є можливість і простір дозволяє, купите дошку, на якій маркером виписуватимете необхідне на день. Тоді вона завжди буде перед очима. В крайньому випадку можна обійтися і звичайним ежедневником.

Найголовнішим правилом планування дня- це розпочинати з відпочинку, в першу чергу потурбуватися про свій особистий час, щоб енергії і ресурсів вистачало на виконання роботи, тільки тоді вона буде результативна. Але врахуйте, необхідно з'ясувати, коли ви просто втрачаєте час.

Також необхідний інструмент для кожного, досліджувати так звані «хронофаги» — зайве просиджування перед телевізором, часте оновлення пошти або спілкування з людьми, які даремно втрачають Ваш час, загалом, коли хвилини йдуть, не приносячи користі.

Якщо не виходить вони повністю виключити зі свого життя, то хоч би постарайтеся значно скоротити.

Методи

Пропоную розглянути дуже ефективний метод, який називається «По помідору». Спершу роз'ясню, що ці самі помідори продаються в інтернет-магазинах і влаштовані за принципом будильника з таймером.

Отже, коли Ви вже склали список справ, виберіть з них довгострокове, або так звана, «Велика справа». Заведіть помідор на 25 хвилин і виконуйте завдання, поки він не задзвенить. Зробіть коротку перерву в 5 хвилин. І якщо справа не закінчена, потратьте  на нього ще наступні  25 хвилин. А через чотири помідори візьміть собі велику перерву в 20-30 хвилин.  І так далі...

Важливо! Правила цього методу :

— відключайте телефон, щоб не відволікатися;

— якщо роботу закінчили, а ще багато часу- йдіть далі за списком справ;

—   коли виконуєте роботу і раптом згадали про іншу справу- зробіть позначку в списку, повернетеся до нього після перерви і витратите інші 25 хв.

З часом Ви помітите якісність і ефективність своїх зусиль.

Детальніше про цю техніку ви можете шанувати тут.

Також є відмінна методика, яка допомагає контролювати рух до мети і підвищує усвідомленість цього процесу. Називається:

«П'ять пальців«

Вона полягає в тому, що кожен палець означає якийсь з параметрів контролю над часом і справами.

У вільний час після робочого дня,  краще всього перед сном, просто погляньте на свою долоню і поставте собі питання. Їх запам'ятати легко, оскільки параметри підібрані під першим буквам назви пальців.

  • Великий палець- означає Бадьорість, Ваш фізичний стан. Дізнайтеся у себе, що зробили для свого здоров'я, як потурбувалися про своє хороше самопочуття і яким чином підтримували свою фізичну форму в течії дня.
  • Вказівний — Послуга, співпраця, допомога. Поставте питання: « чи Покращали мої взаємовідносини з колегами або в сім'ї»?, « Чим я був корисний іншим»?.
  • Середній — Стан. « Які почуття я сьогодні переживав»?, « У якому емоційному стані провів день»?, « Яким чином я справлявся з негативними станами і яким чином знаходив ресурс для підтримки настрою»?
  • Безіменний — Близькість до мети. Подумайте, що сьогодні зробили, щоб наблизитися до своєї мети? Чого досягли за день? І де саме знаходитеся відносно досягнення поставленого завдання?
  • Мізинець- Думки, інформація і знання. Дуже допомагає для закріплення і засвоєння. Просто згадайте, що нового сьогодні дізналися і які знання придбали.

Самим останнім принципом в програмі тайм-менеджмента є напрацювання необхідних звичок. Ми вже про це говорили, складання списку за значимістю, планування, виключення хронофагов...

Усе це дасть ефект тільки тоді, коли Ви не забуватимете про ці правила, не відкладатимете на потім і почнете застосовувати у своїй практиці щодня. Тоді з часом помітите, як удосконалили свої уміння і приступати до ведення справ будете в звичному руслі.

Мої рекомендації і особисті спостереження

  • Спробуйте визначити для себе, в який час дня Ви найбільш активні, просто помітити час, коли продуктивність на вищому рівні. І саме на цей час планувати найтриваліші і важкоздійснювані завдання.
  • Завжди враховуйте можливість форс-мажору, і залишайте хоч би півгодини вільного часу на такі несподівані ситуації, щоб мати можливість вносити корективи в розклад.
  • Необхідне правило- цього дотримуватися тимчасовою сеттинг. Якщо хтось спізнюється на нараду, він порушує межі усіх учасників, оскільки відбирає час. Щоб цього не відбувалося, необхідно починати без того, що запізнився, на відповідальності якого вже буде самостійне включення в процес, який він пропустив.
  • Для результативного виконання плану роботи важлива правильна мотивація. Про це ми вже говорили в попередній статті «10 способів як підвищити мотивацію в роботі вже завтра». Якщо ви будете націлені на результат, і помічатимете свої досягнення — продуктивність набагато збільшиться.
  • Завжди аналізуйте свої помилки і складнощі, виписуйте їх, з часом у Вас з'явиться досвід їх дозволу і буде зменшаться затратность ресурсів. Ви тоді усвідомлено підходитимете до питань про те, що відбувається в житті, що Ви з нею робите, навіщо і яким чином. Ми не ідеальні, і все утримувати у своїй голові не завжди виходить.

Висновок

І наостанок, шанований читач, хочу порекомендувати Вам шанувати одну чудову книгу Брайана Трейси: « Тайм-менеджмент по Брайану Трейси». Для детальнішого вивчення ефективності управління своїм часом. Успіхів Вам і  до нових зустрічей на сторінках мого блогу.

[206] [1]

4

[206] [1]

[206] [1]

"